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Neue Vorgaben zum Datenschutz für Vermieter – das sollten Sie wissen!

Neue Vorgaben zum Datenschutz für Vermieter – das sollten Sie wissen!

Seit dem 25. Mai gilt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union. Mit dieser Verordnung gibt es erstmals ein einheitliches Datenschutzrecht für die gesamte EU. Zwar richtet sich die Verordnung vor allem an Unternehmen, doch auch Privatpersonen sind von den neuen Regelungen betroffen: Als privater Vermieter verarbeiten Sie zum Beispiel regelmäßig personenbezogene Daten. Welche Maßnahmen zu ergreifen sind, um die mit der Verordnung zusammenhängenden Geldstrafen und Schadensersatzansprüche abzuwenden, erfahren Sie hier.

Datenschutz: Als Vermieter mit einer schriftlichen Einwilligung auf der sicheren Seite sein

Wer seine Eigentumswohnung vermieten möchte, sammelt und speichert verschiedene Daten von Mietinteressenten und Mietern – beispielsweise den Namen, die Kontaktdaten oder das aktuelle Einkommen. Mit der neuen Datenschutz-Verordnung haben Vermieter nun die Pflicht, zuvor die Einwilligung in Form einer schriftlichen und unterschriebenen Einwilligungserklärung von der betroffenen Person einzuholen. Sobald Sie also von einem Bewerber für Ihre Wohnung einen Fragebogen ausfüllen lassen, um dessen Daten aufzunehmen, sollten Sie gleichzeitig die Einwilligungserklärung unterschreiben lassen. Kommt es nicht zu einem Mietvertrag, müssen Sie als Vermieter die gesammelten Daten zeitnah löschen.

Diese Daten dürfen Sie von Ihrem Mieter sammeln und speichern

Ein wesentlicher Teil der neuen Datenschutz-Grundverordnung ist der Grundsatz der Datensparsamkeit: Schließen Sie einen Mietvertrag mit Ihrem neuen Mieter ab, dürfen Sie nur solche Daten sammeln und speichern, die Sie für die Abwicklung des Vertrages tatsächlich benötigen. Dazu zählen für gewöhnlich Angaben aus dem Personalausweis, eine Bonitätsauskunft, die Bankverbindung und die Einverständniserklärung für ein SEPA-Lastschriftmandat. Hinzu kommen Daten, die für die Nebenkostenabrechnung benötigt werden, wie beispielsweise der Zählerstand der Zentralheizung.

Wenn das Mietverhältnis endet: An diese Regelung zum Datenschutz müssen sich Vermieter halten!

Hat Ihr bisheriger Mieter gekündigt, müssen die meisten Daten gelöscht werden, sobald das Mietverhältnis vollständig abgewickelt worden ist. Ist die Kaution zurückgezahlt und sind die letzten Nebenkosten abgerechnet, dürfen nämlich nur Daten behalten werden, die für Steuerzwecke oder eventuell noch laufende oder drohende Rechtsverfahren notwendig sind. Diese Daten muss ein Vermieter aufgrund von steuerlichen Aufbewahrungsfristen und rechtlichen Verjährungsfristen bis zu zehn Jahre lang aufbewahren.

Foto: © Rido / Adobe Stock

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